In questo articolo descriveremo cosè la WBS, o work breakdown structure di progetto, e l'importanza strategica che svolge nella fase iniziale di progetto.
WBS, significato
Nel project management la WBS o Work Breakdown Structure è una tecnica di decomposizione gerarchica del lavoro in cui un progetto complesso viene suddiviso in componenti più piccole, snelle e gestibili. Normalmente la strutura della wbs di progetto è ad albero.
La struttura della WBS di progetto mostra quindi la struttura logica del progetto, suddividendolo in attività e sottoprogetti che possono essere facilmente assegnati, pianificati e controllati dal project manager
La work breakdown structure è di fatto strutturata a livelli: ogni componente del progetto può essere a sua volta scomposto, a piacere, in componenti più piccoli fino a scendere al livello desiderato sulla base della complessità del progetto stesso.
WBS, definizione in sintesi
Si può quindi dire che la WBS rappresenta visivamente il piano di progetto suddiviso in tanti componenti (o sottoprogetti) individuati dal project manager fino al livello più basso che individua normalmente un attività più semplice o lineare.
WBS e work package
Il work package (pacchetto di lavoro) è l'unità minima di lavoro definita nella WBS di progetto. È un insieme di attività correlate che viene assegnato a un individuo o un team di risorse per essere completato entro un determinato periodo di tempo, con una serie di risultati misurabili e verificabili. In altre parole, il work package è la più piccola unità di lavoro autonoma nella WBS ed è la base per la stima dei costi, il monitoraggio e la pianificazione delle attività del progetto.
WBS, importante per diverse ragioni
Definire la work breakdown structure del progetto è importante per diverse ragioni.
WBS: una visione chiara
In primo luogo, la wbs di progetto aiuta a definire in modo chiaro e conciso il piano di progetto, aumentando la comprensione del progetto da parte di tutti i membri del team in quanto indica i compiti chiave e le responsabilità. Grazie alla work breakdown structure ogni risorsa potrà in modo semplice comprendere la portata e la specificità delle attività richieste per raggiungere gli obiettivi di progetto.
WBS: pianificazione efficace
In secondo luogo, la work breakdown structure consente una migliore pianificazione delle attività previste dal progetto, che di fatto saranno suddivise in parti più piccole. In questo modo la work breakdown structure fornisce al team, in modo grafico, una visione più chiara di ciò che deve essere fatto e delle tempistiche, semplificando di fatto il monitoraggio.
WBS: didminuzione dei rischi
Un'altra ragione per cui la WBS è importante è che consente di identificare e gestire più facilmente eventuali rischi del progetto. Grazie alla struttura gerarchica della WBS, è più semplice individuare eventuali aree di criticità o di conflitto, riducendo il rischio di ritardi o di errori.
WBS: migliore comunicazione
Infine, una WBS di progetto efficace può migliorare la comunicazione all'interno del team e con gli stakeholder esterni, fornendo una panoramica delle attività del progetto in modo facilmente interpretabile da tutti gli attori coinvolti.
WBS e gli stakeholder
Gli stakeholder sono fondamentali per tutta la durata di un progetto, in quanto rappresentano i soggetti interessati al suo successo. La work breakdown structure consente di coinvolgere gli stakeholder nella suddivisione delle attività, in modo da tenere conto delle loro opinioni, esigenze e aspettative. Graze alla WBS di progetto, gli stakeholder possono partecipare attivamente al processo decisionale, garantendo che il progetto sia adeguatamente pianificato e monitorato.
Project Manager e WBS
Il Project Manager ha la responsabilità di creare una WBS di progetto accurata ed esaustiva, analizzando attentamente tutti gli elementi e le variabili di progetto. Ogni aspetto del progetto deve essere preso in considerazione per evitare eventuali errori o dimenticanze che potrebbero tradursi in un aumento dell'incidenza di criticità e delle modifiche necessarie durante la fase di esecuzione del progetto, con relative conseguenze in termini di costi e inefficienze.
Tipologie di work breakdown structure
Ci possono essere diverse tipologie di WBS, questo dipende da specifiche esigenze di progetto e dalle strutture organizzative coinvolte. Al netto di questo possono essere individuate le seguenti tipologie di progetto
- WBS orientata al progetto. In questo tipo di work breakdown structure, il progetto viene suddiviso in fasi e attività specifiche. Questo tipo di WBS è particolarmente utile quando si gestiscono progetti complessi scomponibili in sotto progetti e attività ben delineate.
- WBS basata sul prodotto. Questo tipo di WBS organizza il progetto in base ai prodotti o servizi offerti. Ogni prodotto o servizio viene suddiviso in componenti specifici e dettagliati.
- WBS orientato alle attività. Questo tipo di WBS organizza il lavoro in base alle attività specifiche che devono essere completate. Può essere particolarmente utile quando si gestiscono progetti ad alta intensità di lavoro o in cui la pianificazione dettagliata è fondamentale.
- WBS orientato alla gestione. Questo tipo di WBS organizza il progetto in base alle funzioni gestionali coinvolte, come pianificazione, controllo, coordinamento e comunicazione. Può essere particolarmente utile quando si gestiscono progetti con molte risorse di coordinamento, di diversa estrazione, coinvolte.
Il tipo di WBS definito varierà in comunque in base alle esigenze del progetto sulla base della singola situazione specifica. Inoltre, molte organizzazioni sviluppano le proprie tipologie di WBS, in base alle proprie esperienze e esigenze di business.
T-PPM e lo strumento WBS
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