Il modulo applicativo T-Invoice è il software web che offre una soluzione di base per la contabilità, adatto a tutte le realtà aziendali che non necessitano al proprio interno di un complesso software gestionale. Le funzionalità previste permettono, in maniera semplice, di centralizzare e gestire in un unico sistema web i processi di fatturazione attiva e fatturazione passiva con tutte le informazioni contabili necessarie.
Fatturazione attiva e passiva
Il modulo di fatturazione è lo strumento web per l'automazione della gestione delle fatture attive e passive, note di credito, generazione della fattura elettronica per l'agenzia delle entrate, scadenzario e report. Ecco le funzionalità disponibili.
- Visualizzazione delle fatture in un elenco paginato. L'elenco mostra tutte le informazioni utili quali il numero e la data, il cliente, l'imponibile, l'iva e l'importo ivato, i dati sulle scadenze di pagamento e lo stato della fattura. In fondo all'elenco è presente il totale delle fatture visualizzate. Inoltre da questo elenco si possono fare ulteriori operazioni sulla singola fattura senza obbligare l'utente ad entrare nella scheda della fattura. Ecco quali sono.
- Anteprima della fattura: cliccando sullo specifico pulsante, per le fatture attive viene mostrata in una popup web la fattura con la stessa formattazione del documento PDF da presentare al cliente. Per le fatture passive, ossia dei fornitori, viene mostrata in una popup web la fattura formattata in modo che si leggano ordinatamente sia i dati di testata che le voci di dettaglio.
- Generazione del pdf per la fattura attiva: questa funzionalità è disponibile dall'elenco delle fatture per i clienti. Cliccando sullo specifico pulsante il sistema genera in tempo reale il documento pdf che può essere utilizzato per essere inviato via mail, archiviato digitalmente o stampato.
- Upload e download di documenti digitalizzati: questa funzionalità è disponibile dall'elenco delle fatture dei fornitori. Se si riceve la fattura in formato cartaceo o digitale, ad esempio la copia cortesia, ma anche l'xml della fattura elettronica, si possono allegare questi documenti alla fattura registrata. Cliccando sullo specifico pulsante di upload il sistema permette di allegare il documento digitale. La presenza del pulsante di download permette all'utente di consultare in ogni momento i documenti digitali precedentemente associati.
- Modifica della data di scadenza del pagamento o incasso: senza dovere accedere alla scheda della fattura, l'utente può modificare direttamente dall'elenco delle fatture la data di scadenza prevista di pagamento o di incasso della fattura passiva o attiva interessata.
- Indicazione o modifica della data di pagamento: senza dovere accedere alla scheda della fattura, l'utente può indicare la data del pagamento o incasso della fattura passiva o attiva direttamente dall'elenco. Se è attivo il software web T-FirstNote, con questa operazione verrà inserita la relativa voce di prima nota, senza che l'utente dabba spostarsi nell'area di prima nota per aggiungere la voce di dare o avere.
- Modifica dello stato della fattura: senza dovere accedere alla scheda della fattura, l'utente può modificare lo stato della fattura direttamente dall'elenco delle fatture.
- Accesso diretto alle informazioni del cliente o fornitore registrati a sistema. Cliccando sul nome del cliente corrispondente alla fattura attiva o passiva, viene mostrata una scheda riportante indirizzo, telefono, sito web, email e quanto di utile registrato nel sistema. In questo modo l'utente ha un accesso diretto alle informazioni nel caso volesse contattare il cliente o fornitore senza dovere lasciare l'area di fatturazione per reperire questi dati.
- Registrazione della fattura con dati di testata e voci di dettaglio. A seconda che la fattura sia per un cliente o di un fornitore, o sia una nota di credito, vengono proposti i dati strutturati specifici per il tipo di fattura. Se è attivo il pacchetto software di gestione progetti e commesse T-PPM, nelle voci di dettaglio è possibile associare un progetto e le attività WBS. Questa semplice associazione consente di mantenere sincronizzati i costi ed i ricavi reali di progetto senza che il project manager, che gestisce la relativa commessa, debba preoccuparsi di recuperarli.
- Generazione automatica di codice a barre. Per le fatture attive, nella scheda di gestione della fattura è reso disponibile un codice a barre che indica: partita iva dell'azienda, partita iva del cliente, importo totale.
- Generazione automatica dei codici QR. Come il codice a barre, con la differenza che il QR code contiene le seguenti informazioni: partita iva dell'azienda, numero e data fattura, partita iva e nome del cliente, le voci di dettaglio della fattura con importo ed iva da applicare.
- Memorizzazione storico dati. Per le fatture attive, i dati anagrafici dell'azienda e del cliente, nome, partita iva, indirizzo ecc., vengono sempre memorizzati in modo tale che la consultazione della fattura si basi su queste informazioni e non su quelle dell'anagrafica di sistema. Questo perché, se si vogliono consultare fatture emesse negli anni precedenti, e nel frattempo sono cambiati uno o più dati di anagrafica, ad esempio l'indirizzo del cliente o dell'azienda, il sistema riesce a mostrare i dati originali relativi alla fattura.
- Generazione automatica del numero fattura e codice protocollo. Per le fatture attive viene generato in automatico il numero di fattura: questo è un progressivo automatico calcolato per anno, ossia la numerazione riparte da 1 al passaggio da un anno al successivo. Per le fatture passive viene generato in automatico il numero di protocollo con lo stesso meccanismo delle fatture attive.
Reportistica ed altre funzionalità
T-Invoice mette a disposizione un sistema di reportistica completo ed in tempo reale e numerose altre funzionalità .
- Report mensile del fatturato e confronto negli anni. L'utente autorizzato può consultare il fatturato annuale suddiviso per mesi. I grafici rappresentano il fatturato di ogni mese e l'andamento annuale. Inoltre, l'utente può confrontare il fatturato di interesse con gli anni precedenti, dove vengono messi a confronto sia i fatturati mensili con la percentuale di scostamento e l'andamento annuale con la percentuale di scostamento relativa all'anno di interesse.
- Report clienti/fornitori. In questo report il fatturato viene suddiviso per il clienti (o fornitori) con un grafico che mostra la proporzione in percentuale del cliente rispetto al totale del fatturato. Il report mette subito in evidenza i maggiori clienti o fornitori dell'azienda.
- Report trimestrale. Il report trimestrale affianca le fatture emesse con quelle ricevute suddivise per trimestre riportando il totale dell'importo e dell'iva.
- Duplicazione fattura per inserimento rapido di fatture ripetute (attive o passive). La funzione di duplicazione è disponibile dall'elenco delle fatture. Scelta la fattura di partenza e specificata la data della nuova fattura, il sistema duplica tutte le parti, comprese le voci di dettaglio con alcune accortezze. Azzera o adatta le date di scadenza o pagamento e assegna lo stato iniziale alla nuova fattura.
- Motore di ricerca semplice. Dall'elenco è possibile filtrare per dati di testata della fattura come ad esempio il cliente/fornitore, lo stato della fattura, la data o l'importo.
- Motore di ricerca avanzato fatture attive e passive. Per ricerche più esaustive è presente un'area che permette di cercare in tutte le parti della fattura, voci di dettaglio comprese
- Gestione dei solleciti. Se l'incasso di una fattura tarda rispetto alla data prevista, il sistema permette di registrare e generare in maniera automatica le lettere di primo e secondo sollecito. Indicando il cliente, le fatture coinvolte e la data, l'utente può generare il documento di sollecito da inviare al cliente.
- Scadenzario collegato al sistema di notifiche. L'utente può tenere sotto controllo le scadenze degli incassi e dei pagamenti delle fatture in una vista suddivisa per mesi. Per ogni mese viene presentato il totale da incassare o pagare, nonché il totale complessivo da incassare o pagare nell'anno. Vengono inoltre riportati i crediti o debiti degli anni precedenti. Se è attivo il sistema di notifiche, l'utente riceverà il messaggio delle fatture in scadenza.
- Gestione degli stati di fattura. Il pannello di amministrazione degli stati fattura premettere di indicare in autonomia gli stati che più rispecchiano il sistema di gestione delle fatture dell'azienda. Inoltre il sistema consente all'utente di indicare delle proprietà predefinite allo stato che vanno ad attivare o meno alcune logiche sulle fatture. Per questo motivo gli stati sono ben distinti per le fatture relative ai clienti, fornitori o note di accredito. Ecco le proprietà applicabili.
- Stato iniziale: indicando questa proprietà, il sistema imposta lo stato come default al momento della creazione della fattura.
- Stato finale con esito positivo o negativo: indicando una di queste proprietà, il sistema chiude la fattura in maniera positiva o negativa. Nel primo caso questa verrà conteggiata nei calcoli del fatturato, mentre nel secondo caso non verrà considerata. Per entrambe i casi, la fattura non sarà più presente nello scadenzario. Esempi di esito negativo possono essere stati di fattura del tipo annullata o rifiutata. Tutte le fatture che non sono in uno stato con finale, sono considerate "fatture aperte", ossia non ancora saldate o incassate, pertanto saranno presenti nello scadenzario del sistema collocate secondo la data prevista di pagamento o incasso.
- Fattura modificabile: indicando questa propietà, il sistema permette all'utente di modificare i dati della fattura, altrimenti non sarà possibile farlo se non per le date di scadenza o pagamento. Questa proprietà si può indicare anche assieme allo stato finale o iniziale e consente di "congelare" i dati della fattura rendendoli non più modificabili.
- Gestione dei "codici attività" delle voci di fattura. Il pannello di amministrazione permette all'utente di indicare in autonomia una classificazione delle voci di dettaglio di fattura. L'utente può indicare se la classificazione riguarda un bene materiale o immateriale. Come per gli stati fattura, i codici attività vengono tenuti distinti tra quelli per fatture di entrata, uscita o nota di credito. Nel comporre o registrare le voci di dettaglio di una fattura, il sistema proporrà le anagrafiche dei codici attività; nel caso di fatture emesse, tale informazione verrà riportata nella fattura in pdf generabile dal sistema.
- Gestione delle tipologie di pagamento. Il pannello di amministrazione permette all'utente di indicare in autonomia e di aggiornare le forme di pagamento che rispecchiano maggiormente il sistema dell'azienda. Esempi classici possono esser contanti o bonifico bancario ma per certe realtà potrebbe essere plausibile la forma di pagamento in bitcoin o comunque criptovaluta.
- Gestione delle condizioni di pagamento. Il pannello di amministrazione permette all'utente di indicare in autonomia le condizioni di pagamento, o meglio i termini di pagamento, come ad esempio rimessa diretta o 30 giorni data fattura. Alle condizioni si indicano le regole per il calcolo automatico della data di scadenza.
T-invoce software altamente integrato ed integrabile
T-Invoice è lo strumento che ti aiuterà ad automatizzare i processi aziendali per gestire in modo efficace ed integrato i tuoi dati per avere sempre sotto controllo la situazione del fatturato emesso e delle spese sostenute o da sostenere. Il software di fatturazione attiva e passiva fa parte del pacchetto T-Account dove è compreso anche il software web di gestione della prima nota T-FirstNote.
Il modulo può essere integrato con le altre soluzioni TeraNet per gestire in modo efficiente ed efficace il time tracking, i progetti, le commesse, il supporto e l'assistenza, il ciclo attivo, il ciclo passivo, la comunicazione aziendale, gli eventi, il collegamento con altri prodotti e molto altro!
T-Invoice è nativamente integrato con i seguenti moduli software web:
- T-Account, gestione prima nota e del ciclo di fatturazione attiva e passiva.
- T-PPM, gestione progetti e commesse. Il pacchetto applicativo copre la parte di project management, WBS, GANTT, budget e piano dei ricavi, milestones, team di progetto, referenti, documentazione, pianificazione delle attività, time tracking, strumenti per metodologie agile come il kanban e molto altro!
- T-HelpDesk, gestione supporto e assistenza clienti e supporto interno.
T-Invoice è integrabile con software di terze parti grazie alla disponibilità di API per utilizzare i seguenti web services:
- Web service inserimento fatture attive
- Web service inserimento fatture passive
- Web service inserimento anagrafiche aziende
- Web service inserimento anagrafiche persone