T-Booking

L'applicativo permette di gestire in modo semplice la prenotazione di risorse aziendali, centralizzando la richiesta e l'approvazione delle prenotazioni e fornendo all'utente uno strumento di consultazione semplice ma allo stesso tempo avanzato.

Le risorse sono suddivise in categorie che ne identificano la tipologia (ad esempio, Auto aziendali, Proiettori, Sale riunioni).

Le prenotazioni possono essere richieste tramite una comoda interfaccia a calendario, che evidenzia i giorni di disponibilità e di occupazione delle varie risorse.
Prima di effettuare la prenotazione è possibile effettuare una scelta mirata sul periodo, la persona, la categoria, la sede e/o la risorsa di interesse per la prenotazione.
Spostando il mouse su un determinato giorno vengono mostrate le risorse prenotate, il tempo e l'utilizzatore.
Cliccando sulla cella che identifica un giorno il sistema permette di:

• Richiedere una nuova prenotazione
• Modificare una delle prenotazioni esistenti
• Disdire eventuali prenotazioni esistenti

Una risorsa può essere prenotata per un intervallo di tempo variabile, che può coprire anche più giorni. È anche possibile definire prenotazioni ricorrenti (ad esempio richiedere una sala riunioni dalle 09:00 alle 11:00 per tutta la settimana) e specificare se includere sabati, domeniche e festività.
Inoltre è presente una funzionalità che permette di verificare la disponibilità delle risorse
basandosi sulle informazioni parziali o complete inserite nella maschera di prenotazione. Questa vista offre anche la possibilità di mostrare le foto, se presenti, delle risorse.

Se necessario, è possibile limitare la visibilità di una risorsa ad un gruppo di utenti, che saranno quindi gli unici in grado di prenotarla.

Alla richiesta di una prenotazione, il sistema effettua raffinati controlli di sovrapposizione con altre prenotazioni, impedendo la richiesta di risorse già occupate. Inoltre la verifica viene fatta anche per risorse temporaneamente non disponibili, ad es. in caso di guasti.

Nel caso la richiesta vada a buon fine, il sistema invia una notifica via mail al richiedente ed eventualmente all'utente a nome del quale la richiesta è stata fatta.
Inoltre è possibile stamparsi il foglio di prenotazione che, oltre a riportare tutte i dati della prenotazione, mostra anche le informazioni relative alla risorsa con eventuali modalità di ritiro e/o consegna.

Il workflow di approvazione delle richieste è regolamentato sulla base di come è stata definita la risorsa: è infatti possibile indicare se le prenotazioni di una determinata risorsa debbano o meno sottostare al flusso approvativo. Se si attiva il workflow, è possibile specificare gli utenti responsabili dell'approvazione per la singola risorsa. Nel caso in cui non venga indicato alcun responsabile, il sistema provvederà a ricavarli in autonomia estraendo gli utenti con ruolo di Approvatore Prenotazioni.

L'elenco Prenotazioni da approvare permette una consultazione accentrata e veloce per agevolare il lavoro dell'approvatore. Oltre alla conferma, può richiedere modifiche, rifiutare la prenotazione e allegare eventuale documentazione.

Ulteriori funzionalità. Quando la prenotazione entra nel flusso approvativo, per ogni stato in cui si trova la richiesta, è possibile inserire delle note da parte dagli attori coinvolti (richiedente e approvatore) che verranno allertati via mail. Si potrà innescare quindi un dialogo tra gli attori senza che la richiesta cambi stato agevolando la decisione o meno dell'approvazione della prenotazione stessa.
Per ogni richiesta si possono vedere gli utenti che possono approvare e i loro contatti (telefono ed email). Infine, è disponibile la funzionalità di Sollecito approvazione che invia una mail agli approvatori per la presa visione della richiesta.

Tramite l'agenda delle prenotazioni gli utenti possono consultare il calendario delle loro prenotazioni con la possibilità di filtrare per periodo, sede, categoria e risorsa; verificare lo stato di approvazione delle richieste; effettuare nuove prenotazioni o disdire quelle attive.

Gli utenti con ruolo "Gestore Prenotazione Risorse" possono consultare e agire sulle prenotazioni di tutti gli utenti di sistema.

Per semplificare la consultazione, ad ogni risorsa viene assegnato uno stile grafico che permette di distinguerla a colpo d'occhio dalle altre. Questo viene evidenzaito maggiormente se a livello di categoria viene associata un'icona rappresentativa (ad es. un'automobile per le categoria "Auto aziendali"). Inoltre viene visualizzata la relativa immagine della risorsa, se presente.

Al momento della consegna, l'utente responsabile del deposito marca la risorsa come "consegnata".
Durante il periodo di utilizzo possono essere inserite annotazioni e allegati documenti per segnalare eventuali particolarità occorse. Questa funzionalità può risultare utile ad esempio in caso di sinistro, per allegare una copia della constatazione amichevole o del verbale dell'incidente.

Al termine dell'utilizzo l'applicazione permette di stampare un rapportino della prenotazione in formato PDF, in modo da certificare la riconsegna ed evidenziare eventuali anomalie. Anche in questo caso è possibile inserire annotazioni e allegare documenti.

Nel caso in cui una risorsa risultasse non disponibile, ad esempio a causa di guasto o manutenzione, è possibile attivare il blocco delle prenotazioni per quella risorsa. Le prenotazioni già attive verranno automaticamente annullate e gli utenti interessati saranno notificati della disdetta della loro prenotazione.

Il sistema permette inoltre di gestire dismissioni complete di risorse (ad esempio in caso di guasto permanente od obsolescenza) impedendo future richieste di prenotazione.

L'applicazione mette a disposizione report statistici che evidenziano:

• la percentuale di occupazione delle categorie nel corso dell'anno, calcolata come rapporto tra risorse occupate e disponibili con media mensile e annuale.
• la percentuale di occupazione delle singole risorse nel corso dell'anno

I dati sono riportati sia in forma tabellare sia in un grafico ad area. La consultazione di questi report permette ai manager, per esempio, di individuare la necessità di aumentare o ridurre le risorse condivise in azienda, o di monitorare l'efficacia di una risorsa. Possono comunque essere realizzate ulteriori personalizzazioni con l'implementazione di report su misura a seconda delle esigenze del cliente.