Lo strumento ideale che risponde all'esigenza di registrazione di note spese e gestione del flusso di approvazione e liquidazione dei rimborsi.
Le funzionalità proposte permettono l'inserimento autonomo e guidato delle spese, anche da remoto, da parte del dipendente. Il workflow di approvazione assicura il controllo sull'intera gestione delle richieste dei rimborsi spese. I report mensili e annuali, per persona, cliente o fornitorie, progetto o commessa, garantiscono l'immediatezza nella verifica e consultazione.
Immediato, semplice e completo. Ecco cosa puoi fare
Software definizione dei rimborsi speseDefinire il rimborso spese legato ad un'attività con la possibilità di indicare una descrizione, la diaria e relativa valuta; indicare il rimborso auto con la descrizione del percorso anche su tratte multiple, le distanze percorse (chilometraggi) e l'auto selezionabile da un elenco comprendente l'auto personale dell'utente e quelle aziendali; specificare le spese a piè di lista indicando categoria (es. albergo, taxi, autostrada ecc.),tipo di pagamento (carta di credito aziendale, denaro personale, ViaCard Aziendale ecc.),valuta ed eventuale descrizione.
Stampare la richiesta del rimborso con suddivisione di spese rimborsabili e non, lo scorporo tra i rimborsi chilometrici e le spese a piè di lista per il calcolo del'imposta.
Un esempio di Richiesta Rimborso Spese
Stampare la nota spese mensile con il totale degli importi distinti tra rimborsabili e non e lo scorporo dei rimborsi chilometrici dai piè di lista e le giornate di diaria comprese.
Un esempio di Nota Spese Mensile
Approvare o rifiutare il rimborso spese da un apposito elenco verificando in dettaglio ogni singola voce della richiesta.
Registrare l'avvenuto pagamento indicando la data, il tipo di pagamento (es. bonifico bancario) e la descrizione.
Impostare la chiusura mensile con vincolo automatico sull'inserimento retroattivo delle spese.
Gestire il parco auto specificando le seguenti caratteristiche: marca, modello, targa; informazioni che permettono di automatizzare il calcolo dei rimborsi chilometrici come la tariffa aci e la tipologia di assegnamento (auto personale o auto aziendale in fringe o full benefits o auto da paizzale); ulteriori informazioni relative al veicolo: cilindrata, cavalli fiscali, cavalli, kilowatt e data di immatricolazione; completare l'anagrafica del veicolo con note utili per la gestione dei rimborsi spese.
Allegare la documentazione relativa all'auto (es. libretto, tagliando assicurazione, tabella tariffe ACI di riferimento ecc).
Analizzare i rimborsi spese tramite report annuali di spese del personale suddivise per singolo utente e report di spese annuali suddivise per Cliente o Progetto.