Il Kanban Board è uno strumento molto flessibile, che può essere adattato a diversi contesti lavorativi. Grazie alla sua versatilità, può essere utilizzato in molti settori e funzioni aziendali, dalla produzione, al project management, fino al marketing e ai servizi.
Vediamo alcune delle possibili applicazioni del Kanban in questi settori, per comprendere come la metodologia possa essere utilizzata per gestire il flusso di lavoro, aumentare la produttività e migliorare l'efficienza operativa.
Utilizzo del Kanban board nella produzione
Nella gestione della produzione di un'azienda, il metodo Kanban può essere utilizzato per migliorare l'efficienza e la qualità dei prodotti. Grazie alla sua struttura visuale e intuitiva, il Kanban board consente di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle attività, di individuare eventuali problemi o difetti nella lavorazione e intervenire tempestivamente per correggerli. Inoltre, la pianificazione delle attività e la gestione delle risorse permettono di ridurre gli errori e aumentare la precisione, migliorando così la qualità dei prodotti e la soddisfazione del cliente.
In questo modo, è possibile avere una visione d'insieme del processo produttivo e garantire che tutte le attività siano svolte in modo coordinato e efficiente, oltre che identificare i tempi di attesa tra le varie fasi del processo produttivo e di ottimizzare la gestione delle risorse, riducendo gli sprechi e aumentando la produttività.
In questo contesto, le colonne del Kanban possono rappresentare le varie fasi del processo produttivo, ad esempio:
- Definizione: In questa colonna potrebbero essere posizionati tutti i prodotti in via di ideazione.
- Fattibilità: In questa colonna potrebbero essere inseriti i prodotti che hanno superato le verfiche di fattibilità.
- Sviluppo: Questa colonna potrebbe contenere i prodotti in fase di prototipizzazione.
- Validazione: In questa colonna potrebbe avvenire la revisione e il controllo di ogni parte del prototipo, verificando che sia conforme alle specifiche del cliente.
- Produzione: Questa colonna potrebbe contenere i prodotti finiti che hanno superato la fase di validazione e per i quali sono in corso i compiti di produzione effettiva, come la lavorazione del materiale, l'assemblaggio, ecc.
- Valutazione: In questa colonna potrebbe costituire l'approvazione del prodotto finito, pronto per essere spedito al cliente o per essere immesso a magazzino
Utilizzo del Kanban board nella gestione di progetti software
Nel contesto della gestione di progetti software, la metodologia Kanban è una delle metodologie più diffuse. Grazie al Kanban, il team può monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento del progetto, vedere immediatamente lo stato delle attività, identificare eventuali blocchi e prendere le decisioni necessarie per risolvere i problemi. Inoltre, la gestione adattativa di Kanban permette di adattarsi in modo flessibile ai cambiamenti nel progetto, consentendo al team di lavorare in modo più efficiente e produttivo.
Uno dei principali vantaggi della metodologia Kanban nella gestione di progetti software è la possibilità di limitare il lavoro in corso (WIP). Questo significa che il team può concentrarsi sulle attività più importanti e urgenti, evitando di sovraccaricarsi di lavoro. Inoltre, la limitazione del WIP consente di ridurre i tempi di attesa e di migliorare l'efficienza del team, riducendo il "cycle time".
Infine, la metodologia Kanban favorisce la collaborazione all'interno del team e il miglioramento continuo del processo di gestione del progetto. Grazie alla board Kanban, i membri del team possono collaborare in tempo reale, identificare i problemi e suggerire soluzioni per migliorare il flusso di lavoro. Inoltre, le metriche Kanban consentono di monitorare il progresso del progetto e di identificare eventuali aree di miglioramento, favorendo il miglioramento continuo del processo di gestione del progetto e del flusso di lavoro complessivo.
In questo ambito, le colonne del Kanban possono costituire le fasi della creazione del software. Ad esempio:
- Analisi: in questa colonna potrebbero essere inseriti i vari moduli software in fase di analisi dei requisiti
- Sviluppo: questa colonna potrebbe contenere i moduli che sono stati analizzati e che sono in fase di realizzazione
- Test: in questa colonna potrebbero essere inseriti i moduli che sono stati implementati e che sono in fase di verifica e test
- Validazione: questa colonna può rappresentare la fase di validazione e test da parte del committente
- Rilascio: in questa colonna infine potrebbero essere inseriti i moduli terminati, validati e che sono stati rilasciati al cliente
Utilizzo del Kanban board nel marketing
Negli ultimi anni la metodologia Kanban è stata adottata con successo anche nella gestione delle attività di marketing di un'azienda. Può ad esempio essere utilizzata per la pianificazione di una campagna pubblicitaria o l'organizzazione di un evento.
Anche in questo caso, i vantaggi principali nell'utilizzo della metodologia Kanban sono relativi alla possibilità di visualizzare in tempo reale e in modo chiaro lo stato di avanzamento delle attività in corso, identificando eventuali problematiche in modo da prendere le decisioni necessarie per risolverle. Inoltre, Kanban permette di creare una pipeline di attività ben strutturata, che aiuta il team a pianificare e organizzare il proprio lavoro in modo efficiente, collaborando in tempo reale.
Nel contesto di un progetto per una campagna pubblicitaria, le colonne del kanban potrebbero essere definite come segue:
- Ideazione: In questa colonna potrebbero essere elencate tutte le idee per la campagna pubblicitaria.
- Approvazione: In questa colonna potrebbero essere inserite le idee che sono state approvate dal cliente o dal team di gestione del progetto.
- Creazione: In questa colonna potrebbero essere inseriti i compiti di creazione effettiva della campagna pubblicitaria, come la scrittura del testo, la progettazione grafica, la registrazione audio o video, ecc.
- Revisione: In questa colonna potrebbe avvenire la revisione e il controllo di ogni parte della campagna pubblicitaria, verificando che sia in linea con gli obiettivi del cliente e che sia di alta qualità.
- Approvazione finale: In questa colonna potrebbe essere inserito il lavoro finito, pronto per essere approvato dal cliente o dal team di gestione del progetto.
- Pubblicazione: In questa colonna potrebbe essere inserita la distribuzione della campagna pubblicitaria sui vari canali pubblicitari, come la TV, i social media, la radio, ecc.
Il Kanban board può inoltre essere utilizzato per tracciare i risultati ottenuti dalle attività di marketing. Ad esempio, è possibile utilizzare delle schede per rappresentare le diverse attività di promozione e di comunicazione e segnare i risultati ottenuti per ciascuna di esse, come il numero di click sul sito web, il numero di vendite effettuate, ecc. In questo modo, il team ha sempre una visione aggiornata dei risultati e può adattare la propria strategia di conseguenza.
Utilizzo del Kanban board nei servizi
Nella gestione dei servizi, la metodologia Kanban può risultare estremamente utile per garantire un elevato livello di qualità e soddisfazione dei clienti, perchè permette di tenere traccia delle richieste dei clienti, dei problemi riscontrati e delle attività da svolgere per risolverli.
In particolare, un Kanban può essere utilizzato per organizzare il lavoro degli operatori e dei tecnici che si occupano della gestione dei servizi. Grazie alla suddivisione delle attività in colonne, è possibile avere una visione d'insieme delle attività in svolgimento e di quelle che devono essere ancora completate. In questo modo, si evita di perdere di vista i lavori da fare e si garantisce una maggiore efficienza nella gestione del servizio, mettendo al contempo in evidenza eventuali ritardi o problemi in modo da poter intevernire tempestivamente per risolverli.
Il Kanban costituisce uno strumento efficace anche per il monitoraggio della qualità del servizio offerto. perchè permetter di tenere traccia dei compiti svolti e dei risultati ottenuti. In tal modo, è possibile verificare se il servizio offerto soddisfa le aspettative dei clienti, individuando eventuali aree di miglioramento. Questo aiuta le organizzazioni a garantire un alto livello di servizio e a mantenere la soddisfazione dei propri clienti nel tempo.
Ecco come potrebbe essere strutturato un Kanban per la gestione di un help desk o un call center:
- Nuovi ticket: in questa colonna vengono inseriti i ticket appena ricevuti dal team del supporto clienti.
- In lavorazione: in questa colonna vengono inseriti i ticket che sono stati presi in carico dal team e che stanno venendo gestiti.
- In attesa di risposta dal cliente: in questa colonna vengono inseriti i ticket per i quali il team del supporto clienti ha già fornito una risposta o una soluzione ma il cliente non ha ancora risposto o confermato la soluzione.
- In attesa di ulteriori informazioni: in questa colonna vengono inseriti i ticket per cui il team del supporto clienti ha bisogno di ulteriori informazioni dal cliente per proseguire con la risoluzione del problema.
- Risolti: in questa colonna vengono inseriti i ticket che sono stati risolti e chiusi dal team del supporto clienti.
- In attesa di revisione: in questa colonna vengono inseriti i ticket che sono stati risolti dal team del supporto clienti ma che devono essere revisionati e approvati dal team di gestione del servizio clienti prima di essere chiusi definitivamente.
In conclusione
Abbiamo visto come la metodologia Kanban possa essere applicata a diversi ambiti e settori. I contesti esplorati sono solo alcuni degli esempi in cui l'uso di un Kanban possa essere utilizzato proficuamente; grazie alla sua flessibilità e alla sua dinamicità, la metodologia Kanban può essere applicata in modo vantaggioso a qualsiasi ambito lavorativo, dal più semplice a quello più strutturato.