Definire il piano temporale dei costi e dei ricavi nei progetti è altrettanto importante quanto la definizione dei tempi di realizzazione e del budget totale. Questo permette di ottenere notevoli benefici, come la sostenibilità del progetto e la possibilità di utilizzare il piano dei costi come strumento di monitoraggio durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Quando un project manager affronta un nuovo progetto determina in fase iniziale i tempi di realizzazione, l'impegno delle risorse nel progetto e il budget di spesa totale.
Per diverse realtà aziendali e alcune tipologie di progetto, questi dati sono probabilmente sufficienti per potere avviare i lavori. In realtà è altrettanto importante definire anche le fasi temporali in cui sono distribuiti i costi e ricavi di progetto, scopriamone qundi perchè il piano dei costi e dei ricavi è tanto importante.
L'importanza del piano temporale dei costi e dei ricavi
Il piano dei costi e dei ricavi è uno degli aspetti fondamentali per una buona gestione di qualsiasi progetto. Definendo infatti con precisione i costi e i ricavi, è possibile evitare o prevenire eventuali ritardi o interruzioni del progetto per mancanza di fondi. Se i costi sono superiori a quanto preventivato, il piano temporale dei costi aiuta a decidere cosa sospendere o approfondire ulteriormente. Inoltre, la definizione del piano dei costi permette di capire se il progetto è redditizio o meno, e se è possibile recuperare i costi in un periodo di tempo ragionevole.
Grazie alla definizione di un piano dei costi, è possibile avere una visione d'insieme dei costi e dei ricavi e di prendere decisioni tempestive. Ad esempio, se i costi sono superiori a quanto preventivato, è possibile intervenire immediatamente per cercare di recuperare i costi e mantenere la sostenibilità del progetto.
Il piano dei costi come strumento di monitoraggio
Il piano dei costi e dei ricavi non è solo uno strumento statico che definisce le entrate e le uscite relative ad un progetto, ma può essere utilizzato come una dashboard di monitoraggio di andamento dei flussi durante l'esecuzione delle stesse attività di progetto.
Tenendo traccia in tempo reale dei costi e dei ricavi effettivi VS i costi/ricavi preventivati il piano diventa uno strumento dinamico che fornisce una visione d'insieme straordinaria che permette di prendere decisioni tempestive.
Il monitoraggio dell'andamento dei costi e dei ricavi in tempo reale rispetto a quanto previsto da budget è fondamentale per i progetti a lungo termine o complessi, dove le variazioni dei costi possono avere un impatto significativo sulla sostenibilità del progetto.
Utilizzando il piano dei costi come dashboard di monitoraggio, è possibile prevenire i rischi associati al progetto: identificando le attività che stanno generando maggiori costi il project manager si può concentrare sulle attività che generano maggior valore.
Migliorare la comunicazione con gli stakeholder
Il piano dei costi utilizzato come strumento di monitoraggio può migliorare inoltre la comunicazione con gli stakeholder del progetto. In particolare, il project manager può utilizzare il piano dei costi per fornire report regolari sull'andamento del progetto, in modo da mantenere gli stakeholder informati sulle decisioni prese e sulle conseguenze che queste decisioni avranno sui costi del progetto. In questo modo, gli stakeholder possono essere coinvolti nelle decisioni e possono contribuire alla loro revisione, migliorando la qualità delle decisioni prese.
Prendere le decisioni in modo consapevole
Il piano temporale dei costi e dei ricavi è uno strumento indispensabile per una corretta gestione del progetto, poiché offre una visione d'insieme degli elementi finanziari distribuiti nel tempo. In caso i costi reali siano molto superiori rispetto a quelli preventivati questo strumento aiuta il project manager a prendere decisioni sul da farsi. Ad esempio, è possibile decidere di sospendere alcune attività meno importanti o di approfondire ulteriormente le attività che richiedono maggiore attenzione.
Sospendendo alcune attività il project manager deve quindi valutare quindi l'impatto di eventuali ritardi sulle attività previste dal piano di progetto. Ad esempio, se un'attività subisce un ritardo, il piano temporale del piano dei costi e dei ricavi permette di valutare l'impatto sulle attività successive e sui costi complessivi del progetto.
Infine, è importante sottolineare che il piano dei costi e dei ricavi non va considerato come un documento statico, ma deve essere costantemente aggiornato in base all'evoluzione del progetto. Solo in questo modo sarà possibile prendere decisioni informate e tempestive sui costi del progetto, garantendo la sua sostenibilità nel tempo.
Una visione globale per l'azienda
Per le aziende che gestiscono diversi progetti contemporaneamente, avere una visione d'insieme del piano temporale dei costi e dei ricavi dei progetti in corso è fondamentale per prendere decisioni strategiche. Grazie alla raccolta in tempo dei dati relativi a tutti i progetti in corso, l'azienda può avere una visione globale dei costi e dei ricavi complessivi, comprendere le priorità e le opportunità di business e prendere decisioni tempestive e informate.
Il piano temporale dei costi e dei ricavi di ogni singolo progetto fornisce una visione dettagliata dei costi e delle entrate previste, ma solo una visione globale permette di capire come questi costi e queste entrate si relazionano tra loro e come possono influenzare la situazione finanziaria complessiva dell'azienda. Ad esempio, potrebbe essere necessario riassegnare risorse o rinegoziare contratti con i fornitori per evitare che un particolare progetto abbia un impatto negativo sulla situazione finanziaria globale dell'azienda.
La visione globale piani dei costi e dei ricavi dei progetti permette all'azienda di prendere decisioni strategiche basate su dati accurati e di fare scelte accurate sui progetti futuri. Grazie a questa visione d'insieme, l'azienda può capire le priorità in termini di investimenti e riallocazione di risorse, migliorare la comunicazione interna, evitare conflitti di interesse e aumentare l'efficienza complessiva del progetto.
Tanti benefici, un unico obiettivo l'efficienza
Definire, tramite gli opportuni strumenti software, le fasi temporali in cui sono distribuiti i costi e ricavi di progetto si possono ottenere i seguenti quattro benefici:
- Primo beneficio: ci si accorge già prima ancora che il progetto parta se ci sono degli scoperti finanziari capendo quindi se e quanto il progetto è sostenibile.
- Secondo beneficio: il piano dei costi diventa un utile strumento di monitoraggio una volta che il progetto è avviato per potere confrontare le spese effettive con quanto pianificato.
- Terzo beneficio: se nel corso del progetto ci si rende conto che i costi sono superiori a quanto pianificato, il piano temporale del budget permette di capire cosa può essere sospeso da cosa è indispensabile per portare a termine il progetto.
- Quarto beneficio: se impostare il piano dei costi è una metodica adottata da tutti i project manager in azienda e di conseguenza viene applicato a tutti i progetti, per quelli in corso o ancora in fase di analisi, si ha una visione globale sulla distribuzione dei costi attuali e futuri in azienda! Ritornano a proiettarsi i benefici precedenti con la visione di insieme aziendale e non solo sul singolo progetto!
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